déclaration de confidentialité (26/05/2025)

Informations relatives à vos droits concernant le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) dans votre relation avec DLM LOCATION à la date du 23 mai 2025

La présente déclaration de confidentialité définit et vous informe de la manière dont votre loueur utilise et protège les données personnelles que vous lui transmettez dans le cadre d’une demande de devis, d’une demande de réservation d’un véhicule ou de l’exécution d’un contrat de location ou d’un contrat accessoire à une location de véhicule.
Votre loueur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger vos données personnelles. Son personnel et les tiers (sous-traitant, prestataires de services) ayant à connaître des données personnelles travaillant pour votre loueur respectent des normes strictes en matière de sécurité et de protection de vos Données Personnelles.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) adopté par le Parlement européen le 14 avril 2016, Votre loueur vous informe des points suivants :

1) Identité du responsable du traitement
Le responsable du traitement est la société DLM LOCATION – S.A.S au capital de 2 310 880 € – SIRET 469 500 540 00015 – TVA FR 37469 500 540 Siège social : 32 place de la Gare 59000 LILLE
Lorsque sont utilisés les termes « votre loueur », « nous » ou « notre/nos », cela inclut la société DLM LOCATION et les autres sociétés du Groupe AUTOGESTION/DLM LOCATION. Lorsque nous utilisons les termes « Groupe DLM LOCATION » nous désignons l’ensemble des sociétés détenues et/ou contrôlées directement ou indirectement par la société DLM LOCATION, tel que le contrôle s’apprécie au sens de l’article L.233-3 du Code de Commerce.

2) Identité du délégué à la protection des données (DPO)
Votre loueur a nommé un délégué à la protection des données qui remplit le rôle prescrit par le RGPD et la CNIL relativement à la protection des données personnelles que vous pouvez contacter à l’adresse mail suivante : contact@dlm.fr
ou par courrier à l’adresse suivante :
DLM LOCATION Délégué à la protection des données
32 Place de la Gare 59800 LILLE

3) Traitements
Par «traitement», on entend toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

4) Données personnelles que vous nous transmettez directement
Vous communiquez directement à votre loueur des données personnelles notamment vos noms, prénoms, adresse, date de naissance, lieu de naissance, adresse mail, n° de téléphone, justificatif de domicile, copie d’une pièce d’identité, copie du permis de conduire, lieu et date d’obtention du permis de conduire, éléments caractéristiques des biens et services soumis à devis, réservation ou location.
Nous vous informons que s’agissant des données que nous recueillons automatiquement lors de vos visites sur notre site internet, une charte sur les cookies a été mise en place et est disponible sur notre site internet.

5) Finalités des traitements
Dans le cadre d’une demande de devis, d’une demande de réservation d’un véhicule ou d’exécution d’un contrat de location, ou d’un contrat accessoire à une location de véhicule, votre loueur est susceptible de traiter vos Données Personnelles aux fins notamment de :
• D’établir un devis / effectuer une réservation / modifier ou annuler une réservation
• D’effectuer les contrôles pertinents en matière d’identité, de sécurité, de permis de conduire
• D’assurer et améliorer le traitement administratif et la gestion de nos services
• Répondre à vos questions ou suggestions
• Vous contacter par e-mail ou téléphone au sujet d’une réservation que vous n’avez pas terminée de compléter sur le site
• Garantir la sécurité des conducteurs
• Fournir un service d’assistance dans le cadre de l’exécution de votre contrat de location
• Gérer la mise en œuvre des assurances souscrites dans le cadre de la location de véhicule
• Garantir la sécurité des tiers confrontés à nos véhicules conduits par des personnes à qui nous les avons confiés
• Répondre aux requêtes de la Police/Gendarmerie Nationale.
• Personnaliser les messages que votre loueur vous vous adresse et les services qu’il vous propose
• Lutter contre la fraude
• Vous communiquer des informations sur des biens et services similaires qui pourraient, vous intéresser, dans la limite des dispositions légales applicables
Les finalités sont détaillées dans les annexes relatives aux données, aux finalités et aux durées de conservation.
Les traitements appliqués à vos Données Personnelles par votre loueur reposent sur l’un des fondements juridiques suivants :
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat de location ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Votre loueur est soumis
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne physique
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont votre loueur est investi
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par votre loueur, à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux
• La personne concernée a consenti au traitement de ses données

6) Destinataires
Votre loueur est destinataire de vos Données Personnelles.
Vos Données Personnelles pourront être transmises :
• À d’autres sociétés du Groupe DLM LOCATION
• À des sociétés qui travaillent pour votre loueur
• Aux autorités policières ou administrative, juridictions judiciaires ou administratives
Le détail de ces transmissions est établi dans les annexes relatives aux données, aux finalités et aux durées de conservation.

7) Durée de conservation
Votre Loueur conserve vos Données Personnelles durant la durée de validité de la demande de devis ou durant la durée du contrat de location.
Votre loueur conserve vos Données Personnelles au-delà de la durée du contrat de location notamment :
• Pour la gestion des réclamations et contentieux
• Pour répondre à ses obligations légales ou réglementaires
• Pour répondre à des demandes d’autorités habilitées
• Pour Vous adresser des informations commerciales pour des services analogues à ceux déjà fournis
• Et pour conserver, exercer et défendre ses droits en justice votre loueur ne les conservera pas plus longtemps que nécessaire.
Les données comptables pourront être conservées pendant une durée de dix ans conformément à la réglementation applicable.
Le détail de ces durées est établi dans les annexes relatives aux données, aux finalités et aux durées de conservation

8) Vos droits
Vous disposez des droits suivants concernant vos Données Personnelles, que vous pouvez exercer en nous écrivant à l’adresse postale mentionnée au point 2 ou en adressant au DPO mentionné au point 10.
En raison de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des Données Personnelles qui incombe à votre loueur, vous devrez apporter la preuve de votre identité.
• Droit d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation aux traitements de vos Données Personnelles
Vous avez le droit de demander la consultation, la rectification, la mise à jour et l’effacement de vos Données Personnelles ainsi que la limitation du traitement de vos données personnelles sous réserve du respect de la réglementations applicable.
• Droit à la portabilité
Vous avez le droit de demander à recevoir certaines Données Personnelles vous concernant, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos Données Personnelles dans le respect de la réglementation applicable.

9) Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Vous êtes informé de votre droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous considérez que le traitement de vos Données Personnelle constitue une violation de la réglementation existante.

10) Pour en savoir plus sur vos Données Personnelles et exercer vos droits
Nous vous informons que cette déclaration de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par votre loueur, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle, technologique ou évolution de nos processus métier. Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les dispositions de cette Charte de Protection des Données ou contacter notre Délégué à la Protection des Données, vous pouvez nous écrire :

Société DLM LOCATION
Délégué à la Protection des Données
32 place de la Gare
59800 LILLE

Vous pouvez aussi adresser un mail à l’adresse suivante : contact@dlm.fr

11) Liste des Annexes
• Annexe 1 : Nom, prénom, adresse, lieu de naissance, date de naissance
• Annexe 2 : Justificatif de domicile et information sur la nationalité du locataire
• Annexe 3 : Pièce d’identité
• Annexe 4 : Adresse mail, n° de téléphone et identifiants de réseaux sociaux ou d’applications de messagerie
• Annexe 5 : La copie du permis de conduire, le numéro de permis, la date d’obtention du permis de conduire, son lieu d’obtention, le type de permis, et sa date de validité
• Annexe 6 : Lieu de prise du véhicule et date et heure de début de la location / Lieu de retour du véhicule et date et heure de fin de la location
• Annexe 7 : Données bancaires
• Annexe 8 : Sous-traitants et partenaires

ANNEXE 1 :

Civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, adresse, lieu de naissance (pays, département), date de naissance

Objectif du document

Cette annexe a pour objectif d’établir la politique suivie par Votre Loueur en matière de traitement des données personnelles relatives à la civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, adresse, lieu de naissance (pays, département), date de naissance des personnes concernées

Nous devons :

Identifier les personnes concernées par les devis
Identifier les personnes concernées par la réservation
Identifier les personnes avec lesquelles un contrat de location est conclu et auxquelles nos véhicules sont confiés

Afin de :

Établir un devis
Vous contacter suite à un devis
Vous apporter des informations de toute nature sur un contrat passé
Établir simplement et rapidement une réservation ou un contrat au nom du locataire, en précisant le cas échéant l’identité du conducteur, des conducteurs additionnels et de toutes personnes référencées au contrat
Vous contacter suite à la réservation ou au contrat
Fournir un service d’assistance véhicule et passagers
Garantir la sécurité des conducteurs
Garantir la sécurité des tiers confrontés à nos véhicules conduits par des personnes à qui nous les avons confiés
Assurer la sécurité de nos véhicules
Répondre aux requêtes de la police
Facturer et recouvrer le paiement de la location et des sommes dues
Recouvrer le remboursement des amendes payées par votre loueur
Gérer les litiges liés à un devis, une réservation ou une location
Gérer la mise en œuvre des assurances souscrites dans le cadre de la location de véhicule
Adresser des informations commerciales pour des services analogues à ceux déjà fournis par votre loueur
Adapter simplement le processus de lutte contre la fraude ainsi que les conseils de conduite
Constater, exercer, ou défendre nos droits en justices

Nous collectons directement auprès de vous les données personnelles suivantes :

Civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, adresse, lieu de naissance (pays, département) date de naissance des personnes concernées (locataire, conducteurs, conducteurs additionnels)
Ces données personnelles sont collectées lors de la demande d’un devis ou d’une réservation et lors de la conclusion d’un contrat de location (et d’un contrat accessoire à une location de véhicule)
Sur lesquelles sont mis en place les traitements définis à l’article 3 de la Déclaration de confidentialité

Ces données personnelles sont conservées pour les durées et les finalités indiquées ci-dessous :

En cas de devis : la date de fin de la location objet du devis pour pouvoir vous contacter
A la fin de la location pour la fourniture d’un service d’assistance véhicule1 an après la cessation du contrat de location afin de pouvoir vous adresser vos avis de contraventions et de recouvrer le montant des amendes que nous avons dû régler pour votre compte. Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription
2 ans après la cessation du contrat de location afin de pouvoir
Recouvrer le montant de la location.
Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription
Vous apporter des informations de toute nature sur un contrat passé
Gérer la mise en œuvre des assurances souscrites dans le cadre de la location de véhicule.
Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription :

3 ans après la date de fin de location du devis ou réservation, ou la date de cessation du contrat de location afin de pouvoir vous adresser des messages commerciaux qui concernent des services analogues à ceux déjà fournis (étant précisé que vous pouvez refuser l’utilisation de vos coordonnées de manière simple et gratuite en optant pour un désabonnement.)
Simplifier l’établissement d’un nouveau devis, réservation ou contrat
Adapter simplement le processus de lutte contre la fraude ainsi que les conseils de conduite.
6 ans après la cessation du contrat de location (cette durée se justifie du fait de la durée de prescription) pour
Répondre aux requêtes de la police
Garantir la sécurité des conducteurs
Garantir la sécurité des tiers confrontés à nos véhicules conduits par des personnes à qui nous les avons confiés
Assurer la sécurité de nos véhicules
10 ans après la date de la facture pour répondre à des raisons de prescription juridiques, fiscales et comptables et pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice.

Traitements transfrontaliers

En ce qui concerne les données personnelles, notre système d’information est hébergé en Europe, auprès d’un acteur majeur dans le domaine de l’infogérance de services informatiques
Votre loueur peut avoir recours à des sous- traitants qui localisent leurs traitements en dehors du territoire européen. Dans ce cas, votre loueur veille à ce que vos droits en matière de protection de vos données personnelles soient respectés de la manière définie par la loi, en particulier RGPD, et les bonnes pratiques, en particulier celles de la CNIL

Ces données personnelles peuvent être transmises aux sous-traitants et partenaires mentionnés dans l’annexe SOUS TRAITANTS ET PARTENAIRES

ANNEXE 2 :

Justificatif de domicile et information sur la nationalité du locataire

Objectif de l’annexe

Cette annexe a pour objectif d’établir la politique suivie par votre Loueur en matière de traitement des données personnelles relatives aux justificatifs de domicile et à la nationalité

Nous devons :
Identifier les personnes avec lesquelles un contrat de location est conclu et auxquelles nos véhicules sont confiés et connaître leur adresse justifiée conformément à nos pratiques de lutte contre la fraude

Afin de :
Prouver que nous avons fait nos meilleurs efforts pour identifier l’adresse du locataire
Pour répondre aux requêtes de police
Pour répondre aux demandes de nos assureurs et gérer la mise en œuvre des assurances souscrites dans le cadre de la location de véhicule
Pour répondre aux demandes des parties lésées par l’utilisation du véhicule
Pour vous adresser vos avis de contravention et autres frais (FPS, péage…)
Mener les actions nécessaires au recouvrement de nos créances
Recouvrer le remboursement des amendes payées par Votre Loueur et autres frais (FPS, péage…)
Mettre en œuvre notre faculté de récupération du véhicule en cas de non-respect de nos CGV
Établir un contrat de location mentionnant l’adresse du locataire conformément à nos pratiques de luttes contre la fraude
Personnaliser les conseils de conduite que nous délivrons
Constater, exercer ou défendre nos droits en justice

Nous collectons directement auprès de vous les données personnelles suivantes :

Des justificatifs de domicile qui peuvent notamment prendre la forme d’une facture de téléphonie ou une facture d’un fournisseur d’énergie.
Ces documents sont scannés et stockés dans notre système d’information et/ou sont photocopiés et stockés dans nos locaux
L’information sur la nationalité du locataire
Ces justificatifs et l’information sur la nationalité du locataire sont collectés lors de la conclusion ou du renouvellement d’un contrat de location

Sur lesquelles sont mis en place les traitements définis à l’article 3 de la Déclaration de confidentialité

Ces données personnelles sont conservées pour les durées et les finalités indiquées ci-dessous :

1 an après la cessation du contrat de location pour vous adresser vos avis de contraventions et FPS et de recouvrer le montant des amendes et autres frais (FPS, péage) que nous avons dû régler pour votre compte. Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription
2 ans après la cessation du contrat de location pour
Mener les actions nécessaires aux recouvrements de nos créances. Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription
Pour répondre aux demandes de nos assureurs et gérer la mise en œuvre des assurances souscrites dans le cadre de la location de véhicule. Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription
Pour répondre aux demandes des parties lésées par l’utilisation du véhicule. Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription
Mettre en œuvre notre faculté de récupération du véhicule en cas de non-respect de nos CGV. Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription
Établir un contrat de location mentionnant l’adresse du locataire conformément à nos pratiques de luttes contre la fraude
6 ans après la cessation du contrat de location pour
Répondre aux requêtes de la police cette durée se justifie du fait de la durée de prescription
Constater, exercer ou défendre nos droits en justice
L’information sur la nationalité est conservée jusqu’à fin de la location en cas de réservation ou de contrat de location

Traitements transfrontaliers

En ce qui concerne les données personnelles, notre système d’information est hébergé en Europe, auprès d’un acteur majeur dans le domaine de l’infogérance de services informatiques
votre Loueur peut avoir recours à des sous- traitants qui localisent leurs traitements en dehors du territoire européen. Dans ce cas, Votre Loueur veille à ce que vos droits en matière de protection de vos données personnelles soient respectés de la manière définie par la loi, en particulier RGPD, et les bonnes pratiques, en particulier celles de la CNIL

Ces données personnelles peuvent être transmises aux sous-traitants et partenaires mentionnés dans l’annexe SOUS TRAITANTS ET PARTENAIRES

ANNEXE 3 :

Copie pièce d’identité ou passeport

Objectif de l’annexe

Nous devons :

Identifier les personnes avec lesquelles un contrat de location est conclu et auxquelles nos véhicules sont confiés

Afin de :

Prouver que nous avons fait nos meilleurs efforts pour identifier le locataire
Pour répondre aux requêtes de police
Pour répondre aux demandes de nos assureurs et gérer la mise en œuvre des assurances souscrites dans le cadre de la location de véhicule
Pour répondre aux demandes des parties lésées par l’utilisation du véhicule
Établir un contrat de location mentionnant l’adresse du locataire conformément à nos pratiques de luttes contre la fraude
Constater, exercer ou défendre nos droits en justice

Nous collectons directement auprès de vous les données personnelles suivantes :

Des copies de pièces d’identité qui peuvent prendre la forme notamment d’une carte d’identité ou d’un passeport. Ces documents sont scannés et stockés dans notre système d’information et/ou sont photocopiés et stockés dans nos locaux
Ces copies sont collectées lors de la conclusion ou du renouvellement d’un contrat de location

Sur lesquelles sont mis en place les traitements tels que définis à l’article 3 de la Déclaration de confidentialité et plus précisément

Traitements manuels
Vérification de cohérence entre le nom indiqué par le locataire et le nom apparaissant sur la pièce d’identité
Traitements automatisés
Vérification de cohérence entre les données de la pièce d’identité et les autres données fournies par la personne
Extraction des données pour faciliter la saisie des informations de la pièce d’identité
Vérification de validité, de véracité, contrôles de sécurité
Le scan de la pièce d’identité est stocké dans notre système de réservation ou la copie est stockée dans nos locaux pour les finalités décrites ci-dessus

Ces données personnelles sont conservées pour les durées et les finalités indiquées ci-dessous :

2 ans après la cessation du contrat de location pour
Prouver que nous avons fait nos meilleurs efforts pour identifier le locataire
Pour répondre aux demandes de nos assureurs et gérer la mise en œuvre des assurances souscrites dans le cadre de la location de véhicule. Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription
Pour répondre aux demandes des parties lésées par l’utilisation du véhicule
Établir un contrat de location mentionnant l’adresse du locataire conformément à nos pratiques de luttes contre la fraude
6 ans après la cessation du contrat de location pour
Répondre aux requêtes de la police.
Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription et pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice

Traitements transfrontaliers

En ce qui concerne les données personnelles, notre système d’information est hébergé en Europe, auprès d’un acteur majeur dans le domaine de l’infogérance de services informatiques
Votre loueur peut avoir recours à des sous- traitants qui localisent leurs traitements en dehors du territoire européen. Dans ce cas, votre loueur veille à ce que vos droits en matière de protection de vos données personnelles soient respectés de la manière définie par la loi, en particulier RGPD, et les bonnes pratiques, en particulier celles de la CNIL

Ces données personnelles peuvent être transmises aux sous-traitants et partenaires mentionnés dans l’annexe SOUS TRAITANTS ET PARTENAIRES

ANNEXE 4 :

Adresses mail, numéros de téléphone et identifiants de réseaux sociaux ou d’applications de messagerie

Objectif de l’annexe

Cette annexe a pour objectif d’établir la politique suivie par votre loueur en matière de traitement des données du locataire relatives aux adresses mail, aux numéros de téléphone, fax et aux identifiants de réseaux sociaux ou d’applications de messagerie

Nous devons :

Identifier la personne concernée par la demande de devis
Identifier la personne concernée par la réservation
Identifier la personne avec laquelle un contrat de location est conclu et à laquelle notre véhicule est confié

Afin de :

Vous contacter suite à un devis
Vous contacter suite à la réservation ou au contrat
Établir simplement et rapidement un devis, une réservation ou un contrat au nom du locataire
Vous adresser des informations commerciales pour des services analogues à ceux déjà fournis

Nous collectons directement auprès de vous les données personnelles suivantes :

Adresses mail, numéros de téléphone et identifiants de réseaux sociaux ou d’applications de messagerie
Ces données personnelles sont collectées lors de la demande d’un devis ou d’une réservation et lors de la conclusion d’un contrat de location
Sur lesquelles sont mis en place les traitements définis à l’article 3 de la Déclaration de confidentialité

Ces données personnelles sont conservées pour les durées et les finalités indiquées ci-dessous :

En cas de devis : la date de fin de la location objet du devis pour vous contacter
A la fin de la location pour vous contacter en cours de contrat
3 ans après la date de fin de location du devis ou réservation, ou la date de cessation du contrat de location afin de

Vous adresser des messages commerciaux qui concernent des services analogues à la location de véhicules (étant précisé que vous pouvez refuser l’utilisation de vos coordonnées de manière simple et gratuite en optant pour un désabonnement)
Simplifier l’établissement d’un nouveau devis, réservation ou contrat (étant précisé que vous pouvez refuser l’utilisation de vos coordonnées de manière simple et gratuite en optant pour un désabonnement)

Traitements transfrontaliers

En ce qui concerne les données personnelles, notre système d’information est hébergé en Europe, auprès d’un acteur majeur dans le domaine de l’infogérance de services informatiques
Votre loueur peut avoir recours à des sous- traitants qui localisent leurs traitements en dehors du territoire européen. Dans ce cas, votre loueur veille à ce que vos droits en matière de protection de vos données personnelles soient respectés de la manière définie par la loi, en particulier RGPD, et les bonnes pratiques, en particulier celles de la CNIL

Ces données personnelles peuvent être transmises aux sous-traitants et partenaires mentionnés dans l’annexe SOUS TRAITANTS ET PARTENAIRES

ANNEXE 5 :

La copie du permis de conduire, l’attestation de sécurité routière, le numéro de permis, la date de délivrance du permis de conduire, son lieu d’obtention, le type de permis, et sa date de validité

Objectif de l’annexe

Cette annexe a pour objectif d’établir la politique suivie par votre loueur en matière de traitement des données personnelles de toute personne susceptible de conduire un véhicule objet d’un contrat de location (« nos véhicules »), en ce qui concerne la copie du permis de conduire, le numéro de permis, la date d’obtention du permis de conduire, son lieu d’obtention, le type de permis, et sa date de validité

Nous devons :

Faire nos meilleurs efforts pour nous assurer que les conducteurs de nos véhicules ont le droit de conduire un véhicule

Afin de :

Garantir la sécurité des tiers confrontés à nos véhicules conduits par des personnes à qui nous les avons confiés
Faciliter la saisie d’une éventuelle nouvelle location, devis ou réservation
Lutter contre la fraude
Répondre aux requêtes de la police
Assurer la sécurité de nos véhicules
Constater, exercer ou défendre nos droits en justice

Nous collectons directement auprès de vous les données personnelles suivantes :

Une copie du permis de conduire. Ce document est scanné et stocké dans notre système de réservation et/ou photocopié et sa copie conservée en agence. Cette copie est collectée lors de la conclusion d’un contrat de location en agence
Le permis de conduire, son numéro, la date de délivrance du permis de conduire, son lieu d’obtention, le type de permis, et sa date de validité
Ces copies sont collectées lors de la conclusion ou du renouvellement d’un contrat de location

Sur lesquelles sont mis en place les traitements définis à l’article 3 de la Déclaration de confidentialité et plus précisément :

Traitements manuels ou automatisées
Vérification de cohérence (par exemple, la date de délivrance est postérieure à la date de naissance + 18 ans)
Vérification que ce n’est pas un faux permis
Vérification que le permis est valide (date) et qu’il restera valide jusqu’à la fin prévue de la location
Vérification que le permis autorise la conduite du véhicule loué
Le scan du permis de conduire est stocké dans notre système de réservation et/ou la photocopie stockées dans nos locaux et nous permet d’être en mesure d’établir que nous avons effectué les démarches nécessaires pour les finalités décrites ci-dessus

Ces traitements sont effectués de la manière suivante :

Soit au comptoir de l’agence par vérification manuelle
Soit par un sous-traitant par vérification automatisée ou manuelle

Ces données personnelles sont conservées pour les durées et les finalités indiquées ci-dessous :

6 mois après la cessation du contrat de location pour la copie du permis de conduire pour répondre aux requêtes de la police et afin d’être en mesure d’établir que nous avons effectué les démarches nécessaires pour vérifier le droit de conduire des conducteurs auxquels nous confions nos véhicules
3 ans après la cessation du contrat de location pour le numéro de permis, la date d’obtention du permis de conduire, son lieu d’obtention, le type de permis, et sa date de validité pour faciliter la saisie d’une éventuelle nouvelle location, devis ou réservation (étant précisé que vous pouvez refuser l’utilisation de vos coordonnées de manière simple et gratuite en optant pour un désabonnement)
6 ans après la cessation du contrat de location pour le numéro de permis, la date d’obtention du permis de conduire, son lieu d’obtention, le type de permis, et sa date de validité pour répondre aux requêtes de la police. Cette durée se justifie du fait de la durée de prescription et pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice

Traitements transfrontaliers

En ce qui concerne les données personnelles, notre système d’information est hébergé en Europe, auprès d’un acteur majeur dans le domaine de l’infogérance de services informatiques
Votre loueur peut avoir recours à des sous- traitants qui localisent leurs traitements en dehors du territoire européen. Dans ce cas, Votre Loueur veille à ce que vos droits en matière de protection de vos données personnelles soient respectés de la manière définie par la loi, en particulier RGPD, et les bonnes pratiques, en particulier celles de la CNIL

Ces données personnelles peuvent être transmises aux sous-traitants et partenaires mentionnés dans l’annexe SOUS TRAITANTS ET PARTENAIRES

ANNEXE 6 :

Lieu de prise du véhicule et date et heure de début de la location
Lieu de retour du véhicule et date et heure de fin de la location

Objectif de l’annexe

Cette annexe a pour objectif d’établir la politique suivie par Votre Loueur en matière de traitement des données personnelles relatives au lieu de prise du véhicule et date, et heure de début de la location et au lieu de retour du véhicule et date et heure de fin de la location.

Nous devons :

Connaître le lieu de prise du véhicule, la date, et heure de début de la location et le lieu de retour du véhicule, la date et heure de fin de la location pour pouvoir proposer un véhicule dans le cadre d’un devis, d’une réservation et d’un contrat de location.

Afin de :
Établir un devis
Établir une réservation
Établir un contrat de location
Établir le prix et les conditions du contrat
Organiser notre activité et préparer votre véhicule
Vous reconnaître et vous accueillir à votre arrivée au lieu prévu à la date et heure prévue
Personnaliser les messages que nous vous adressons et les services que nous vous proposons

Nous collectons directement auprès de vous les données personnelles suivantes :
Le lieu de prise du véhicule, la date, et heure de début de la location et le lieu de retour du véhicule, la date et heure de fin de la location
Ces données personnelles sont collectées lors de la conclusion d’un devis/réservation/contrat de location (et d’un accessoire à une location de véhicule)

Sur lesquelles sont mis en place les traitements définis à l’article 3 de la Déclaration de confidentialité

Ces données personnelles sont conservées pour les durées et les finalités indiquées ci-dessous
En cas de devis : la date de fin de la location objet du devis
A la fin de la location en cas de réservation ou de contrat de location
3 ans après la date de fin de location du devis ou réservation, ou la date de cessation du contrat de location afin de pouvoir
Vous adresser des messages commerciaux qui concernent des services analogues à la location de véhicules (étant précisé que vous pouvez refuser l’utilisation de vos coordonnées de manière simple et gratuite en optant pour un désabonnement)
Simplifier l’établissement d’un nouveau devis, réservation ou contrat
Anticiper une éventuelle nouvelle location récurrente
10 ans après la date de la facture pour répondre à des raisons de prescription juridiques, fiscales et comptables et pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice

Traitements transfrontaliers

En ce qui concerne les données personnelles, notre système d’information est hébergé en Europe, auprès d’un acteur majeur dans le domaine de l’infogérance de services informatiques
Votre loueur peut avoir recours à des sous- traitants qui localisent leurs traitements en dehors du territoire européen. Dans ce cas, votre loueur veille à ce que vos droits en matière de protection de vos données personnelles soient respectés de la manière définie par la loi, en particulier RGPD, et les bonnes pratiques, en particulier celles de la CNIL

Ces données personnelles peuvent être transmises aux sous-traitants et partenaires mentionnés dans l’annexe SOUS TRAITANTS ET PARTENAIRES

ANNEXE 7 :

Données de paiement

Objectif de l’annexe

Cette annexe a pour objectif d’établir la politique suivie par votre loueur en matière de traitement des données personnelles relatives aux données de paiement

Nous devons :

Connaître vos données de paiement pour pouvoir recouvrer les sommes dues dans le cadre de l’exécution du contrat de location.

Afin de :

Recouvrer le montant de la location
Recouvrer le montant des dommages
Recouvrer le montant des amendes et autres frais (FPS, péage) que nous avons dû régler pour votre compte
Pour vous rembourser d’une somme que nous vous devrions sur le moyen de paiement qui a été utilisé pour procéder au paiement

Nous collectons directement auprès de vous les données personnelles suivantes :

Données d’identification de votre moyen de paiement
Sur lesquelles sont mis en place les traitements définis à l’article 3 de la Déclaration de confidentialité

Ces données personnelles sont conservées pour les durées et les finalités indiquées ci-dessous :

1 an pour recouvrer les montants dûs
12 mois pour vous rembourser

Traitements transfrontaliers

En ce qui concerne les données personnelles, notre système d’information est hébergé en Europe, auprès d’un acteur majeur dans le domaine de l’infogérance de services informatiques
Votre loueur peut avoir recours à des sous- traitants qui localisent leurs traitements en dehors du territoire européen. Dans ce cas, Votre Loueur veille à ce que vos droits en matière de protection de vos données personnelles soient respectés de la manière définie par la loi, en particulier RGPD, et les bonnes pratiques, en particulier celles de la CNIL

Ces données personnelles peuvent être transmises aux sous-traitants et partenaires mentionnés dans l’annexe SOUS TRAITANTS ET PARTENAIRES

ANNEXE 8 :

Pour cette liste, les sous-traitants sont indiqués avec une croix dans la colonne « Sous-traitant », alors que les sociétés qui agissent comme responsable de traitement au sujet des données personnelles concernées sont indiquées avec « RESP »
*RT = Susceptible d’établir une relation contractuelle directe (à la suite de son rôle de sous-traitant de RAC) avec Vous, au titre de laquelle il agirait en tant que Responsable de Traitement